伊勢崎オフィス作りブログ

【法改正もペーパーレスを後押し!?】オフィス電子化のコツは、ルールが要らない状態まで落とし込むこと

前回に引き続き、オフィスの電子化について内容を深めていきたいと思います。

前の記事では、アメリカのシリコンバレーで起きた「テクノストレス」をもとに、オフィスの電子化が進みにくくなる例をお伝えしましたが、もちろん解決策もあります。(オススメは、オフィス移転のタイミングでOA機器の導入も検討されることです)

その解決法をお伝えする前に、2つ話を例に「世界と日本の電子化事情」についてお伝えいたします。


法改正もペーパーレスを後押し

あなたは、2016年に施行された税制改正により「電子帳簿保存法」の要件が大幅に緩和されたことをご存知でしょうか。

「電子帳簿保存法」とは、平成10年7月に施行された法律ですが、コンピューター社会が一般的になった日本において、納税者の国税関係帳簿書類の保存に係わる負担を軽減するために、契約書や領収書の電子保存を認めるという内容のものです。

しかし、2015年12月までは、電子保存が認められるのは、3万円未満の書類に限られており、紙と電子を使い分けながら保存する必要があったため、運用面に問題がありました。そして今回、2016年1月にその金額に関する制限が取り払われました。また、2017年1月からは、領収書や請求書をスマートフォンで撮影して電子化することも認められています。

参考

国税庁資料:3万円未満の制限撤廃について

国税庁資料:スマートフォンによる読み取りについて

それに伴い、これまで電子化を実現するためにルール化が必要だった書類も、運用してしまえば、紙ベースよりも遥かに楽に業務が遂行可能になってきています。
このような国の後押しがあると、電子化の実現可能性は高まります。

以下は、エストニアの事例です。


エストニアではペーパーレス社会が実現

人口130万人のエストニアは「政府の電子化」を実現しており、現状を把握するために世界各国から政治家や官僚、企業の経営者等が視察に訪問しています。すでに大学生ほどの世代になるとFAXを見たことがないほど、紙FAXは過去の遺物となっているほどです。

政府を中心として、非常に高度な電子化を実現しており、紙ベースの契約書類は非効率とされ、電子書面の使用が一般大衆にも普及しています。


日本において電子化を実現するには

実はこのような政府の改革を待たずとも、日本にはこれらの問題を解決するソリューションが備わっています。

その一つが、日本の一流企業であるキヤノンが提供するオフィスカラー複合機。複合機の本体性能の高さやスピード、効率性もさることながら、あらゆる中小企業の業務に順応し、自然と業務効率化を実現するための仕掛けが整っています。

オフィス移転のタイミングにおいて、大規模なシステム構築を行うことなく、業務の効率化を実現することが出来るのが、キヤノンが提供する「imagewareDeskTop」ソリューション。
詳しくは、デモンストレーションを行いながら実演することも可能です。

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